Software gratuito para emprendedores/as

Entre las inversión que debe plantearse un emprendedor que arranca con un proyecto, no hay duda de que debemos tener en cuenta entre otras, aquellas destinadas a la comunicación y gestión digital de sus negocios.

Si las dividimos en hardware y software, con la primera tenemos claro que deberemos realizar un desembolso económico importante, un portátil y un smartphone, como mínimo. Considero que en la mayoría de los casos será suficiente con unos 1000€ para las dos cosas pero dependerá mucho de nuestra área de negocio.

Respecto a la segunda podemos hacernos con un potente centro de producción y gestión digital a coste cero y sin necesidad de piratear aplicaciones. Veamos cómo.

1 – Sistemas operativos libres y/o gratuitos para emprendedores

Para mi pc personalmente me decanto por Ubuntu Linux, una distribución muy conocida, con un amplio soporte de la comunidad, estable, moderna, elegante y con muchas aplicaciones disponibles de prácticamente cualquier ámbito: diseño, edición, contabilidad, ofimática, etc… Es bonita, efectiva y gratuita ¿qué más le podemos pedir?

Frente a alternativas de pago como puedan ser cualquier versión de Windows o de Mac OS la ventaja es clara, estas últimas cuestan dinero y no aportan ningún factor diferencial determinante salvo compatibilidades con algunos dispositivos muy puntuales.

En el caso del móvil de nuevo apostamos por un sistema operativo gratuito, Android. Creo que todos conocemos sus posibilidades y cómo funciona en prácticamente cualquier gama de móviles, tanto en smartphones de 150€ como en aquellos que superan los 700€.

Este aspecto es fundamental puesto que una vez que has diseñado tu estructura de aplicaciones es muy cómodo migrar a un dispositivo de gama superior cuando tus ingresos te lo permitan (o al reves, pero toquemos madera). En otras alternativas la gama o es menos variada (Windows Phone) o directamente no existe (IOS de Apple).

2 – Aplicaciones de software para gestionar documentos

Ahora que ya tenemos ordenador y smartphone hay que empezar a nutrirlo de aplicaciones y si hoy en día hay una fundamental es el correo electrónico. Todavía a personas que en su ámbito profesional usan clientes locales de correo-e (outlook y engendros así) que al margen de otros defectos nos atan al dispositivo en el que están instalados o como mínimo a unos cuantos dispositivos definidos (como en el caso de pseudo soluciones en la nube tipo Office 365).

Personalmente voto por recursos mucho más descentralizados como por ejemplo Gmail. Frente a otros igual de conocidos como Yahoo mail o Hotmail (o como se llame ahora) creo que Gmail aporta los beneficios asociados a las cuentas comunes de las omnipresentes aplicaciones de Google. Como sabrás Google ha centralizado todos la gestión de sus servicios en una única cuenta que, normalmente, es la de Gmail.

Por lo demás no creo que ofrezca demasiadas ventajas, pero la verdad es que esa no es precisamente desdeñable.

Precisamente en esa linea os presento una nueva aplicación imprescindible como es Google Docs. Se trata de una pequeña suite ofimática que integra entre otros servicios un editor de texto y una hoja de calculo.

Para mi Google Docs es una aplicación imprescindible para el trabajo en grupo. Si alguna vez has tenido que trabajar en un mismo documento con varias personas habrás comprobado como es muy fácil perder el control de las versiones y revisiones del mismo y al final no se sabe cual es cual.

Con Docs esto está fácilmente resuelto puesto que todos trabajamos en la misma versión e incluso podemos hacerlo simultaneamente de forma online (literalmente, en tu pantalla ves como otro usuario está escribiendo). Combinar esto con Google Hangouts, la aplicación de videoconferencia en grupo hace que puedas mantener una reunión sin perder tiempo en traslados y sin quitarte las zapatillas de casa. Tiempo no gastado es dinero ahorrado.

Además Hangouts permite guardar la reunión en formato vídeo privado en tu canal de Youtube para revisarla después o incluso emitirla en tiempo real a todo el mundo como quien tiene una canal de televisión a su servicio.

Para usar estos servicios web necesitamos un navegador de internet y en este caso os voy a recomendar fundamentalmente dos: Google Chrome y Mozilla Firefox. Ambos tienen un par de funcionalidades para mi imprescindibles.
La primera son los perfiles de usuario que pueden ser compartidos en diferentes dispositivos, de tal forma que puedo usar los mismo marcadores de favoritos y extensiones instaladas de forma sincronizada tanto en el pc de la oficina, como en el portatil, como en el smartphone y así en todos mis dispositivos. Si cambio algo en alguno, automáticamente se cambia en el resto.

La otra son precisamente las extensiones. Se trata de pequeñas aplicaciones que se usan sobre el navegador que aumentan sus funcionalidades, desde juegos hasta capturadores de pantalla, botones sociales, etc… Para alguien que trabaja en internet son absolutamente imprescindibles.

Otra de mis aplicaciones preferidas es el paquete de Libre Office, una de las alternativas libres (y gratuitas) al superconocido Office de Microsoft con su Word, Excel, Access y demás.
Aunque su compatibilidad no es el 100%, en la mayoría de los casos no nos será necesario y en otros es fácilmente solucionable.

Lo utilizo básicamente para documentos de texto como informes y presupuestos que pueden ser cómodamente exportados a pdf, y para las hojas de cálculo con facturas, analíticas y estadísticas.
Podría hacerlo directamente desde Google Docs como he mencionado antes pero lo cierto es que en el caso de las hojas de cálculo me resulta más cómoda y rápida una aplicación nativa porque generalmente manejo muchos datos.

La mayor parte de los documentos con los que trabajo están almacenados en la nube, en el servicio ofrecido por Dropbox. Es realmente cómodo tenerlos disponibles siempre que los deseas, bien en un equipo propio donde está instalada la aplicación y se sincronizan los archivos, bien en un equipo ajeno con el que podemos acceder a ellos a través del cliente web con cualquier navegador.

¿Porqué no uso Google Drive si uso los otros servicios de Google? Pues porque la mayoría de mis dispositivos usan Linux como SO y Dropbox fue de los primeros que se integró para usarlo de manera local, mientras que Google ha empezado a hacerlo hace muy poco. Ahora me siento cómodo con la plataforma y de momento no tengo idea de cambiar.

Para organizar toda mi documentación: apuntes, enlaces, notas, configuraciones, etc… utilizo una cuenta gratuita de Evernote. Aunque la vengo usando desde hace años, ha sido trabajando con mi amigo Alberto Barbero en técnicas de productividad mediante el sistema GTD cuando he empezado a hacer un uso más intensivo de ella.

Actualmente me sirve para gestionar mis tareas diarias, la evolución de mis proyectos laborales, los enlaces de acceso a servicios de mis clientes e incluso para gestionar tareas domésticas como la lista de la compra o la reparación de un grifo que gotea. Es un centro de control de operaciones realmente completo.

3 – Otros tipos de aplicaciones gratuitas para emprendedores

Como ya sabéis los que me seguis en este blog mis tareas diarias en 3yMedia están en gran parte determinadas por la representación de clientes en medios sociales, con lo que es habitual que tenga que gestionar muchas cuentas de Facebok, Twitter, Google+ o Linkedin a diario y de una forma muy ágil.
Para ayudarme en esta tarea me apoyo en Hootsuite, un potente gestor de perfiles sociales que permite lanzar (o programar) publicaciones en redes sociales y en diferentes cuentas desde un mismo tablero o dashboard. Es realmente eficaz.

Aunque dispongo de un servicio de pago por el volumen de cuentas que tengo que gestionar existe la posibilidad de una cuenta gratuita que nos permitirá controlar hasta 5 cuentas en redes sociales. Creo que es suficiente para la mayoría de las personas que solo tienen que definir sus perfiles profesionales propios.

Si los innumerables servicios online a los que estamos suscritos todos deben usar una contraseña propia cada uno, imagina las que debo recordar yo con mi clientela… absolutamente imposible de gestionar.
Tener apuntadas las contraseñas en un documento de texto o en Evernote es un riesgo que no deberíamos asumir (y menos cuando es una puerta de acceso a los datos privados de un cliente) así que para no tener que volverme loco usando trucos nemotécnicos he recurrido a un software de cifrado y almacenamiento de contraseñas realmente interesante llamado KeePassX.

Con esta aplicación puedo guardar cientos de nombres de usuario y contraseña con comentarios o explicaciones asociados y usar después un buscador interno para localizarlos. Todos estos datos están protegidos a su vez por una potente contraseña (la única que debes memorizar realmente) y almacenados en Dropbox para que pueda acceder desde cualquier sitio o dispositivo. Muy potente a la par que sencillo.

Algunas de esas claves me sirven para entrar al gestor de contenidos web de mis clientes, que normalmente es WordPress, el software de publicación de páginas web libre y gratuito más potente y escalable que conozco.
Si necesitas una web, un blog, un foro, una tienda online o todo lo anterior junto, solo WordPress puede dártelo de una manera eficaz y gratuita (aclarar que ampliar los servicios puede requerir comprar plugins de pago).

Lo que si requiere es una importante labor de formación y documentación para sacarle todo el partido y mucho, mucho trabajo para que el resultado luzca como nuestra marca merece.

Para el final he dejado a uno de mis mejores amigos, Wilber, la mascota del mejor software de retoque de imágenes digitales: Gimp.
Seguro que alguna vez has necesitado trabajar una foto, cambiar el color de un logo, borrar una mancha de una imagen, cambiar el tamaño de una foto o cualquier cosa de ese tipo. Muchos recurren en ese caso a Photoshop, lamentablemente en versiones pirata con mucha frecuencia.

Gimp nos ofrece una solución muy elegante y profesional por un coste cero. No es tan potente como el archiconocido Photoshop pero en un elevadísimo porcentaje de situaciones (más del 95%, creemé) será más que suficiente.

Además funciona en equipos más modestos, ocupa menos espacio en disco duro e incluso puedes hacerlo funcionar desde un pendrive para no tener que instalarlo o llevarlo siempre encima.

Hay muchas más aplicaciones libres y gratuitas que creo que pueden ser realmente interesantes para cualquier emprendedor que haga uso de las nuevas tecnologías pero las dejaremos para otra ocasión ya que considero que estas son las más frecuentes y bastante me he enrollado ya por hoy 😉

¿Hay alguna que uses tú y que te gustaría compartir con otros emprendedores? Pues recomiéndanosla en los comentarios por favor.

10 comentarios en «Software gratuito para emprendedores/as»

  1. Un post muy interesante y útil! Sobre todo para los que estén todavía mas verdes que una lechuga como es mi caso. Creo que también podría interesar una aplicación para optimización de sistema ya que tendremos que pasar bastante tiempo navegando. CCleaner es una aplicación gratuita que mejora el rendimiento de cualquier equipo que ejecute Microsoft Windows mediante la eliminación de los archivos innecesarios y las entradas inválidas del registro. También permite inhabilitar la ejecución de programas para mejorar la velocidad de arranque del sistema. Bueno, espero que os sea de utilidad si no lo conocíais. Saludos!!

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    • Cierto Diego, buen aporte. Al no usar windows no he tenido en cuenta las suites de seguridad pero estoy contigo en que CCleaner es un imprescindible.
      A nivel de antivirus creo que Avast o alguno de ese tipo también serían muy recomendables y la versión gratuita no está nada mal.

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  2. Hola, Pablo: Gracias por la mención.Yo también he aprendido a utilizar muchas de las herramientas que comentas y estoy encantado porque he aprendido a ir prescindiendo de Windows y Office y eso me hace sentir muy bien.

    Me interesa mucho el tema de la seguridad. Mi última incorporación ha sido el KeepassX para las contraseñas y va fenomenal. También utilizo semanalmente desde hace tiempo Grsync para hacer copias de seguridad, pero tengo la sensación de que lo utilizo mal ya que tan solo cambio unos pocos archivos a lo largo de la semana pero luego la ejecución de la sincronización me lleva mucho tiempo. ¿Podrías darme alguna pista o escribir algún post sobre esto?
    Gracias 🙂

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